Today We learn about how to say and answer the phone . Please look at the material and write down on your book. keep sprit & keep healthy !PPT_FORWARD_KELAS_XI_ OuUW. CAN I TAKE A MESSAGE? Sudah banyak perusahaan yang mensyaratkan kandidatnya untuk bisa berbahasa Inggris. Salah satu kegunaan paling umumnya di kantor adalah menjawab telepon. Bisa saja tiba-tiba kamu mendapat telepon dari penutur yang menggunakan bahasa internasional ini dan kamu harus siap menghadapinya. Yuk, saatnya belajar berkomunikasi lewat telepon berbahasa Inggris. Mulai dari menanyakan penelepon untuk meninggalkan pesan, apa saja yang harus dikatakan dalam meninggalkan pesan dan bagaimana cara mencatat pesan telepon akan dibahas di halaman ini. A. Fokus Pembelajaran Fokus pembelajaran materi adalah Ungkapan menanyakan penelepon meninggalkan pesanUngkapan meninggalkan pesanMencatat pesan telepon B. Frasa menyampaikan Pesan Telepon Words / PhrasesMeaningto catch a person’s namebe able to understand a person’s nameto be busy/to be engagedhave other work to do and not able to respond to a telephone callto hold the linewait on the telephoneto leave a messagehave someone to take note of a message for someone elseto be freehave available time to do somethingurgentvery important that needs attention immediatelyshipmentdelivery of merchandiseto postpone dibatalkan, dijadwalkan ulangput off something to a later date of timeto be delayed tidak dibatalkan, ditunda, hanya tidak sesuai waktunot be able to happen on time or be postponedto call someone backreturn someone’s telephone call C. Unsur Kebahasaan Reported Speech Reported speech kalimat laporan digunakan untuk menyampaikan apa yang orang lain katakan. Kata kerja laporan seperti say, tell, ask biasanya digunakan dalam reported speech ini. Lalu, ubah tenses ke dalam direct speech kalimat langsung. 1. Jenis Reported Speech 1. Statement Pernyataan Untuk kalimat yang berupa statement, biasanya ditandai dengan kata kerja “tell/told” atau “say/said”. Selain itu, bisa juga digunakan kata kerja lain seperti admit, suggest, advise, etc. Adapun untuk mengubah ke dalam reported speech, biasanya digunakan “that” sebagai penghubung. Direct speechReported laterThe weather is really nice today, Jihan saysJihan said that the weather was really nice that is needed in the conference room right Malik’s secretary told me that you are needed in the conference room right will be late for the Francis said that she will be late for the meeting. 2. Imperative Kalimat berbentuk imperative bisa berupa command perintah dan bisa pula invitation ajakan. Dalam wujud reported speech biasanya digunakan “to/not to” untuk menghubungkan kalimat. Direct speechReported laterDon’t go home late!He warned me not to go home me as soon as Smith wanted you to call him as soon as check the newly installed operational manager ordered you to check the newly installed printer. 3. Yes – No Question Dalam bentuk ini, kita menggunakan “if” atau “whether” untuk menghubungkan kalimat. Direct speechReported laterDid you enjoy your holiday?He wanted to know if I had enjoyed my holiday. 4. Information Question Ciri dari bentuk kalimat ini adalah penggunaan kata tanya what, who, where, when, why, which, whose, whom, how atau 8W+1H. Untuk menghubungkan kalimat, yang perlu dilakukan adalah memindahkan be/auxiliary/modals ke belakang subject. Direct speechReported laterWhat’s her opinion?He asked me what her opinion was. CATATAN Terkadang kata ganti pronoun diganti menggunakan kata ganti bentuk orang ketiga she, he, they. 2. Perubahan Tenses Reported Speech Umumnya, tense dalam kalimat tidak langsung reported speech “mundur” satu tingkat dibandingkan dengan tense dalam kalimat langsung direct speechShe said, “I am tired.” = She said that she was tired. Frasa dalam Kalimat LangsungFrasa yang Setara dalam Kalimat Tidak LangsungSimple present“I always drink coffee”, she saidSimple pastShe said that she always drank continuous“I am reading a book”, he continuousHe explained that he was reading a bookSimple past“Bill arrived on Saturday”, he perfectHe said that Bill had arrived on perfect“I have been to Spain”, he told perfectHe told me that he had been to perfect“I had just turned out the light,” he perfectHe explained that he had just turned out the perfect continuousThey complained, “We have been waiting for hours”.Past perfect continuousThey complained that they had been waiting for continuous“We were living in Paris”, they told perfect continuousThey told me that they had been living in will be in Geneva on Monday”, he conditionalHe said that he would be in Geneva on continuousShe said, “I’ll be using the car next Friday”.Conditional continuousShe said that she would be using the car next Friday. Direct SpeechIndirect/Reported SpeechAm / IsWasAreWereWas / WereHad BeenHave BeenHad BeenHad BeenHad BeenWillWouldMust, Have ToHad ToMay PermissionCould / MightShallShould / WouldMay PossibilityMightCanCould Kamu tidak perlu mengubah tense jika kata kerja yang melaporkan sudah dalam bentuk present atau jika pernyataan awalnya adalah sesuatu yang masih atau tetap benar, seperti He says he has missed the train but he’ll catch the next explained that it is very difficult to find our house. Kata kerja modal ini tidak berubah dalam kalimat tidak langsung might, could, would, should, ought to. We explained, “It could be difficult to find our house.” = We explained that it could be difficult to find our said, “I might bring a friend to the party.” = She said that she might bring a friend to the party. 3. Time and Place References Selain tenses, keterangan waktu dan keterangan tempat dalam reported speech juga mengalami perubahan. Perhatikan tabel di bawah ini untuk melihat perbandingannya. Direct SpeechIndirect/Reported SpeechYesterdayThe day before…days ago…days beforeNowThen / At the timeTonightThat NightTodayThat DayTomorrowThe day after / The following dayNext weekA week after / The following weekHereThereThisThatTheseThose D. Bagian Phone Message Pad Phone message pad adalah selembar kertas tempat pesan dituliskan yang memuat informasi detail. Ada berbagai macam bentuk formulir untuk menerima pesan telepon, salah satunya ini. E. Cara efektif menjawab dan mencatat Pesan Telepon Selalu siap dengan alat tulis beserta cadangannya, telepon genggam akan berguna sewaktu-waktu tidak ada cadanganJangan biarkan telepon berdering lamaJangan buat penelepon menunggu terlalu lamaSebut nama ketika menjawab telepon sambil tetap tersenyumSegera tulis pesan dalam phone message pad secara detail, terutama penelepon, perusahaan dan nomor teleponnyaPastikan tidak ada kertas tagihan atau amplop sebagai alas menulis pesan di phone message padUlang pesan yang disampaikan penelepon untuk mematikanTaruh kertas pesan tersebut di tempat yang bisa ditemukan penerima dengan mudah F. Contoh Pesan Telepon Contoh dialog Receptionist “Good morning. Green Vegetables Importers. How may I help you?”Caller “Could I speak to Mr. Adam, please?”Receptionist “Who’s speaking?”Caller “This is Anna Yapri.”Receptionist “Sorry, I didn’t catch your name. Could you spell it for me?”Caller “Anna Yapri. That’s A-N-N-A Y-A-P-R-I.”Receptionist “I got it. And where are you calling from?”Caller “Sunny Spinach.”Receptionist “OK. Ms. Yapri. I’ll connect you to him. Please wait for a moment. After few seconds I’m so sorry, we fail to connect. Our line is still busy. Would you like to hold the call?”Caller “Oh, no. This concerns an upcoming shipment and it’s rather urgent.”Receptionist “He should be free in an hour. Would you like to call back?”Caller “I’ll be in a meeting after this. Could I leave a message?”Receptionist “Certainly.”Caller “Could you tell Mr. Adam that our shipment will be postponed and the 500 packs ordered should arrive tomorrow?”Receptionist “Shipment delayed and should arrive tomorrow.”Caller “Yes. And could you ask him to call me back when the shipment arrives?”Receptionist “Sure. Could you give me your number, please?”Caller “My number is 723-217-4887.”Receptionist “Noted, 723-217-4887.”Caller “Yes, that’s right. Thank you for your assistance.”Receptionist “My pleasure.” Contoh phone message pad dari percakapan di atas Sumber Mulya, Eka, Mulya A. dan K. Shyla, L. 2016. FORWARD for Vocational School Grade X Can I Take a Message?. Jakarta Penerbit “Perubahan Tense Saat Menggunakan Reported Speech”. Diakses pada 17 November 2020. “Pengertian dan Contoh Reported Speech”. Diakses pada 17 November 2020. Telephone merupakan hal umum yang telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Hampir semua orang yang mempunyai telephone dan tahu bagaimana menggunakannya. Materi kita kali ini tidak akan membahas bagaimana menggunakan telephone atau cara berbicara lewat telephone secara umum. Kita akan membahasanya lebih spesifik yaitu tentang bagaimana berbicara lewat telephone dalam situasi tertentu khususnya dalam situasi bisnis. Walau bagaimanapun pada saat berbicara lewat telephone dalam situasi bisnis kita harus dapat melakukannya secara profesional. Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan internasional, atau perusahaan dimana tempat kita bekerja memiliki mitra perusahaan asing dan kita bertugas untuk menerima sebuah panggilan telephone yang masuk, kita sudah harus tahu dengan istilah-istilah atau ungkapan-ungkapan tertentu yang sering digunakan dalam percakapan bisnis lewat telephone. Making a phone call Ungkapan ini mungkin digunakan bukan pada saat kita menerima panggilan yang masuk, tapi ungkapan ini digunakan pada saat kita ingin membuat sebuah panggilan telephone. Dalam situasi bisnis pada saat kita ingin melakukan panggilan telephone, lakukan dengan singkat dan jelas dengan menyebutkan identitas dan maksud atau tujuan melakukan panggilan telephone tersebut. Contoh ungkapan yang digunakan Hello, My name is Fernando, I would like to speak to Mr. Ricardo please. Hello, Nama saya Fernando, Saya ingin bicara dengan Bpk. Ricardo Hello, I'm Alex from Spears Advertising Company, May I speak to Mrs. Windi? Hello, Saya Alex dari perusahaan iklan Spears, bolehkan saya bicara kepada Ibu Windi? Good morning, My name is Julian, I'm calling from Krusty Crab restaurant, could you connect me to the extension 346? Selamat pagi, nama saya Julian, saya menelpon dari restoran Krusty Crab, bisakah anda menyambungkan saya ke saluran 346? Hello, this is Adam calling from DX corporation, could I speak to the Sales manager please? Hello, ini Adam yang menelpon dari perusahaan DX, bisakah saya berbicara kepada manajer penjualan? Answering a phone call Karena kita tidak dapat melihat lawan bicara pada saat kita sedang menelepon, jadi satu-satunya yang kita andalkan adalah suara kita harus menggunakan nada suara yang bersahabat dan sopan. Saat ada panggilan telepon masuk, dan telepon berdering, sebaiknya kita tidak membiarkan terlalu lama telepon tersebut berdering. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali karena telepon bisnis merupakan sebuah panggilan yang sangat penting. Jangan membuat orang lain menunggu. Selain itu, gunakan kalimat sapaan yang formal dan sebutkan nama perusahaan saat menjawab sebuah panggilan yang masuk supaya orang yang menelpon tahu bahwa dia menelpon nomor yang benar. Contoh ungkapan yang digunakan Good afternoon, Luke's Cafe, can I help you? Selamat siang, dengan Luke's Cafe, ada yang bisa saya bantu? Hello, Atlantic Hotel, How may I help you? Hello, dengan Hotel Atlantic, bagaimana saya dapat membantu anda? Good morning, Nelson Enterprise, My name is Vanessa, what can I do for you? Selamat pagi, dengan Perusahaan Nelson, nama saya Vanessa, ada yang bisa saya bantu? Hello, Wilson company, how may I direct your call? Hello, dengan perusahaan Wilson, kepada siapa panggilan anda ingin disambungkan? Ungkapan ini biasanya digunakan pada perusahaan yang memiliki beberapa saluran telepon tambahan untuk masing-masing divisi. Taking a phone message Pada saat penelpon tidak berhasil menghubungi orang yang dimaksud, tugas kita sebagai penerima telepon adalah memberitahu bahwa orang yang dituju sedang tidak dapat menerima panggilan telepon dengan memberikan alasan-alasan tertentu. Contoh I'm sorry, Mr. William is on meeting at this moment. Maaf, Pak William sedang rapat saat ini I'm sorry, Mr. Ato is not in today. Maaf, Pak Ato tidak masuk hari ini I'm afraid Mrs. Tika is not in the office this time. Saya khawatir Ibu Tika tidak berada di kantor saat ini I'm sorry, I'm afraid He's not able to answer your call, He is busy right now. Maaf, Saya khawatir dia tidak dapat menerima panggilan telepon anda, dia sedang sibuk sekarang Setelah memberi tahu bahwa orang yang dituju tidak dapat menerima panggilan telepon yang masuk, tugas seorang penerima telepon selanjutnya adalah menanyakan apakah si penelpon ingin meninggalkan pesan atau tidak dengan menggunakan contoh ungkapan seperti berikut Would you like to leave a message? Apakah anda ingin meninggalkan pesan? May I write down your message? Bolehkan saya menuliskan pesan anda? Would you like me to tell him/her that you called? Apakah anda ingin saya memberitahunya bahwa anda menelpon? Pastikan saat menerima pesan kita memperoleh data-data seperti nama penelpon, no telepon yang dapat dihubungi, waktu dan isi dari pesan yang diberikan. Kemudian sampaikan pesan tersebut sesegera mungkin. Selain ungkapan-ungkapan di atas, kita juga harus tahu ungkapan-ungkapan yang lain yang digunakan pada saat menelpon dalam situasi bisnis. Holding the line Ungkapan ini digunakan pada saat kita meminta penelpon supaya menunggu atau menahan panggilannya. Contoh Could you hold the line pelase? Bisakah anda menahan salurannya? Menahan saluran artinya menunggu sebentar dengan tidak menutup telponnya. One moment please, I'll check if he/she is available. Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah dia ada Just a moment please. Mohon tunggu sebentar Could you hold on please. Bisakah anda menunggu sebentar Connecting a phone call Ungkapan ini digunakan untuk menyambungkan penelpon dengan orang yang dituju. Contoh I'll put you through. Saya akan menyambungkan anda Wait a minute please, you will be connected to extension 789. Mohon tunggu sebentar, anda akan disambungkan ke saluran 789 Sure, I'll connect you to him/ her now. Tentu, saya akan sambungkan anda kepada dia sekarang. Leaving a phone message Ungkapan ini digunakan saat kita tidak berhasil menghubungi orang yang dituju. Sebagai gantinya kita meninggalkan pesan di telepon pada orang yang ingin kita hubungi. Kita dapat menggunakan ungkapan berikut untuk meninggalkan pesan telepon Can you tell [nama orang yang dituju] that I called? Contoh Can you tell Mrs. Laras that I called? Bisakah anda menyampaikan pada Ibu Laras bahwa saya menelpon? Yes, would you please tell her / him . . . [nama kamu] called? Contoh Yes, would you please tell him Santonio called? Ya, bisakah anda memberitahunya bahwa Santonio menelpon? Please tell [nama orang yang dituju] to call me at [nomor kontak yang dapat dihubungi]. Contoh Please tell Mr. Ken to call me at 7899-7657. Tolong sampaikan kepada Pak Ken supaya menelpon saya ke nomor 7899-7657 Please tell him / her . . . . [pesan yang ingin disampaikan] Contoh Please tell him to e-mail me the product brochure to Jenny Tolong sampaikan pada dia supaya mengirimkan saya e-mail tentang brosur produk ke Jenny Let him / her know that . . . . [pesan yang ingin disampaikan] Contoh Let him know that the meeting for tomorrow is canceled. Beri tahu dia bahwa rapat untuk besok telah dibatalkan Could you remind him / her about . . . . [pesan yang ingin disampaikan] Contoh Could you remind her about tomorrow's employee's gathering? Bisakah anda mengingatan dia tentang acara kumpulan karyawan besok Contoh dialog Perhatikan contoh dialog berikut Conversation 1 Maria Hello, good morning, I'm Maria from Health n' Beauty magazine, may I speak to Mr. Smith please? Secretary Good morning Mrs. Maria, Smith Corporation. Could you hold the line please, I'll check if Mr. Smith is in his office. Maria ok, thanks. Secretary Thanks for holding the line Mrs. Maria, I'll connect you to Mr. Smith now. Maria Thank you. Maria Hello, selamat pagi, saya Maria dari majalah Health n' Beauty, bolehkah saya berbicara kepada Bpk. Smith?Sekertaris Selamat pag Ibu Maria, dengan perusahaan Smith. Bisakah anda menunggu sebentar, saya akan mengecek apakah Bpk. Smith berada di ok, terima Terima kasih telah menunggu Ibu Maria, saya akan menyambungkan anda ke Bpk. Smith Terima kasih. Conversation 2 Receptionist Hello, Jimmy company, can I help you? Jono Hello, I'm Jono Jackson from Liberty restaurant, I would like to speak to Mr. Wisnu. Receptionist Just a moment please. I'm sorry Mr. Jono, Mr. Wisnu is not at the office this moment. Would you leave a message? Jono Yes, could you please tell him the hall room will be available the day after tomorrow at 9 to 12 Receptionist anything else? Jono No, that is all. Receptionist Ok Mr. Jono I'll tell him the message as soon as he gets back to the office. Jono Thanks. Receptionist Thanks for calling Jimmy company, bye. Jono Bye. Receptionist Hello, perusahaan Jimmy, ada yang bisa saya bantu?Jono Hello, saya Jono Jackson dari restoran Liberty, saya ingin berbicara dengan Pak Mohon tunggu sebentar. Maaf Pak Jono, Pak Wisnu tidak sedang berada di kantor saat anda ingin meninggalkan pesan?Jono Ya, bisakah anda memberi tahu Pak Wisnu bahwa Aula dapat digunakan lusa jam 9 pagi sampai jam 12 Ada lagi yang lain?Jono Tidak, itu Baiklah Pak Jono saya akan memberi tahu Pak Wisnu pesan anda segera setelah dia kembali ke kantor,Jono Terima Terima kasih telah menghubungi perusahaan Jimmy, sampai sampai jumpa. Conversation 3 Operator Good morning, ND enterprise, my name is Lita, what can I do for you? Vera Morning, I'm Vera, could I speak to Mrs. Puspa? Operator One moment please, I'll check if Mrs. Puspa is available. Vera Ok, I'll wait. Operator Sorry Mrs. Puspa is on the meeting, May I write down your message? Vera When is the best time I could call her? Operator Maybe this afternoon at 2 o'clock. Vera Ok then, I'll call her back. thanks. Operator Ok, thanks for calling ND enterprise. bye. Vera bye. Operator Selamat pagi, dengan perusahaan ND, nama saya Lita, ada yang bisa saya bantu?Vera Pagi, saya Vera, bisakah saya berbicara dengan Ibu Puspa?Operator Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah Ibu Puspa Ok, saya akan Maaf Ibu Puspa sedang rapat, bolehkah saya tulis pesan anda?Vera Kapan saya dapat menghubunginya kembali?Operator Mungkin siang ini jam Baiklah kalau begitu, saya akan menelponnya kembali. Terima Ok, terima kasih telah menghubungi perusahaan ND, sampai Sampai kasih masih membaca artikel seputar Bahasa Inggris di dan tidak memilih blog AGC atau blog para pencuri konten. Supaya ilmunya tetap berkah, tetap kunjungi dan dukung blog-blog dengan konten original bukan blog pencuri berbelanja, belilah barang halal di toko atau penjual amanah, bukan dari para penadah barang dan mohon maaf untuk intermezzo ini. Uji pemahamanmu lewat latihan berikut SOAL LATIHAN TAKING AND LEAVING A TELEPHONE MESSAGE Bonus, download soal berikut gratis Thanks for visiting Dimensi Bahasa Bahasa Inggris "Semangat menebar manfaat." Sumber Gambar diantara kalian yang belum pernah menggunakan alat komunikasi seperti telepon atau smartphone?, Pasti semuanya sudah pernah, kan?.Bayangkan jika kita hidup seperti masa lampau tanpa ada alat komunikasi canggih seperti itu dan dunia sudah semakin maju seperti sekarang, kira-kira untuk berkomunikasi satu sama lain bagaimana, yah?Hingga saat ini, saya belum mendapatkan jawabannya. So, kita patut bersyukur akan adanya penemuan alat komunikasi topik kita kali ini adalah taking simple phone message atau mengambil pesan sederhana melalui lanjut yuk simak penjelasan di video berikut ini Materi ini sudah pernah saya jelaskan, untuk lebih jelasnya, silahkan baca di bawah iniMateri taking simple phone messageJika kalian sudah membaca penjelasanya di sana, sekarang kita pesan sederhana melalui telepon adalah usaha untuk membantu orang lain mengambil pesan yang tidak bisa berkomunikasi langsung dengan orang yang sedang ingin berbicara dengan Hello. I am Perlina’s calling. Could I speak to ……Hello. I am Perlina. Can I speak to …..Hello. I’m Perlina. may I speak to …….Hello, saya adalah Perlina, bisakah atau bolehkah say bicara kepada ……The expressions above are the example of making a phone call. Now, Look at the example of answering the phone Who is calling, please?Who is this? Ini siapa?Good morning, Perlina. What can I help you?Good morning, Perlina. What can I do for you? Selamat pagi Perlina. Apa yang bisa saya bantu?Next is, example of taking a phone messageI am sorry, Perlina. Robertus is in the workshop. He has project to fix car, any messages? Maaf Pelina. Robertus berada di bengkel. Dia mempunyai proyek memperbaiki mobil. Ada pesan?I’m afraid. Perlina. Robertus is not at home this time. He is still repairing car at the workshop, Would you like to leave message? Maaf Perlina. Robertus sedang tidak berada di rumah. Dia sedang memperbaiki mobil di bengkel. Ada pesan?I am sorry, Perlina. Robertus is under the car. He is fixing the engine. may I write down your message? Maaf Perlina. Robertus sedang berada dibawah mobil. Dia sedang memperbaiki mesin, Ada pesan?Example Tunius Good morning. May I speak to Mr. Jonim, please?Kinius Who is calling, please?Tunius I am Kinius, Mr. Jonim’s partnerKinius I am sorry. Mr. Kinius is out at the moment. He told me that he went to see the project in Koya, But he will be back this afternoon. Would you leave message?Tunius Ok. Tell him that the meeting will be held at my house this evening. Bring all the report about the project in Koya and Do not forget to wear Ok. Sir. Thanks for your callingTunius You are TugasA. Answer the questions below What will you say when you make a call?What will you say if someone you want to speak to is not at home?What will you say if you answer the phone call?B. Create one dialogue about taking simple phone message. You can determine your own situationBaca Juga Soal-Soal Taking Simple Phone MessageJangan lupa kunjungi Channel YouTube saya Del Channel Ok untuk melihat penjelasan materi bahasa Inggris yang lain.